CHAPITRE I 

 

STATUTS

 

1.                   NOM  

 

                   Nom officiel 

 

Telle qu’incorporée selon la loi ontarienne sur les compagnies, l’assemblée a pour nom « L’Assemblée des communautés francophones de l’Ontario, Durham-Peterborough ».

 

                   Sigle 

 

            ACFO, Durham-Peterborough, sous abréviation (ACFO-DP). 

 

                   Emblème 

 

            Le drapeau franco-ontarien est l’emblème de l’ACFO-DP. 

 

2.                   DEVISE 

 

            La devise de l’ACFO-DP est : NOTRE PLACE… AUJOURD’HUI, POUR DEMAIN.

 

3.                   TERRITOIRE 

 

L’ACFO-DP représente la région de Durham, le comté de Peterborough et les environs.

 

4.         SIÈGE SOCIAL

 

            Le siège social de l’ACFO-DP est situé au Centre communautaire, l’Amicale, 707, rue Simcoe Sud à Oshawa, L1H 4K5.

 

5.                   BUTS              

 

VISION :

 

L’ACFO-DP est un organisme dynamique qui travaille à assurer la reconnaissance et le développement de la communauté francophone afin d’en favoriser son bien-être.

 

MISSION :

 

5.1       Informer les francophones des objectifs de l’Assemblée et les sensibiliser aux dossiers pertinents reliés à la francophonie. 

 

5.2       Rechercher la coopération de toute la population pour l’avancement et la reconnaissance officielle de l’identité des francophones. 

 

5.3        Aider les francophones à s’organiser et à participer activement au développement  communautaire.

 

5.4       S’engager dans les programmes établis pour promouvoir les occasions de développement éducatif, social, économique, et politique pour les francophones. 

 

5.5       Procéder à des études, préparer des mémoires, faire des interventions sur les dossiers permettant de promouvoir et d’avoir accès à des services en français dans des secteurs municipaux, provinciaux et du territoire fédéral. 

 

5.6       Mettre en œuvre des projets qui visent à promouvoir le français, surtout chez les jeunes et assurent la vitalité de la collectivité francophone de notre assemblée selon nos droits enchâssés dans la constitution. 

 

RÈGLEMENTS 

 

6.                   MEMBRES 

            

Toute personne de langue ou de culture française résidant à l’intérieur des limites du territoire décrit à l’article 3. 

 

7.                   STRUCTURES 

            

7.1       L’assemblée générale des membres tels que définis à l’article 6 du présent chapitre. 

 

7.2         Le conseil d’administration de la régionale de l’ACFO-DP ci-après nommé C.A.

 

8.         ANNÉE FISCALE ET EXERCICE FINANCIER

 

8.1       L’année de l’ACFO-DP commence le premier (1er) avril et se termine le trente et un (31) mars de l’année suivante. 

 

8.2       L’ACFO-DP est responsable de son autofinancement. 

 

 

9.         MANDAT ET MODALITÉS RÉGISSANT L’ACFO-DP  

 

 9.1      Les présents statuts et règlements régissent les modalités de fonctionnement de l’ACFO-DP.

 

9.2       Le code de déontologie en annexe au présent document précise les comportements des membres du C.A. et de l’assemblée. 

 

 9.3       En cas d’absence de mention, l’assemblée fonctionne selon les règles du code Morin. 

 

9.4       L’ACFO-DP est sujette à la loi sur l’accès à l’information et à la protection de la vie privée (code de déontologie). 

 

9.5       L’ACFO-DP est sujette à la loi régissant les conflits d’intérêt (voir code de déontologie). 

 

9.6       L’ACFO-DP est sujette au code Ontarien des droits de la personne (voir code de déontologie). 

 

9.7       L’ACFO-DP conserve sa neutralité sur toute question politique et ne favorise aucun parti politique. 

 

Tout membre élu ou employé qui pose sa candidature à l’investiture d’un parti politique doit prendre congé de son poste à l’ACFO-DP avant de poser sa candidature auprès d’un parti politique et démissionner de ce poste une fois élu. 

 

9.8       Toute personne du C.A. ou employé qui travaille pour une agence, une entreprise commerciale quelconque ne peut utiliser les  biens et équipements de l’ACFO-DP pour son bénéfice personnel ou celui de son employeur. Elle ne peut pas non plus se servir du nom de l’ACFO-DP pour des avantages personnels, sans l’autorisation du C.A. 

 

9.9       L’ACFO-DP doit respecter toute autre loi régissant de telles assemblées. 

 

9.10     L’ACFO-DP, tout en conservant son identité propre et dans le but de bénéficier de synergie, peut, selon le besoin, se jumeler avec d’autres organismes francophones mais seulement à des fins administratives, sujet à l’approbation du C.A. 

 

CHAPITRE II 

 

 

10.       ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE RÉGULIÈRE

 

10.1     L’Assemblée générale annuelle régulière se déroule selon le calendrier et les modalités qui régissent l’AGA de l’assemblée. Elle est composée de tous les membres tels que définis dans l’article 6 du chapitre I, ainsi que des membres de son C.A., qui sont présents à ladite assemblée. 

 

10.2     Fonctionnement de l’Assemblée générale annuelle

  

10.2.1     L’autorité première de L’ACFO-DP réside dans son assemblée     générale annuelle.

10.2.2      L’assemblée générale annuelle se réunit une fois l’an. 

10.2.3      L’avis de convocation doit être annoncé dans deux publications de langue française du territoire quatre (4) semaines précédant l’AGA. 

            

10.3     Fonctions de l’assemblée générale annuelle régulière 

 

10.3.1      Elle établit les lignes de conduite de l’assemblée. 

10.3.2      Elle ratifie les lignes de conduite et décisions approuvées par le C.A. 

10.3.3      Elle établit les priorités du C.A. et définit ses grandes orientations.

10.3.4      Elle reçoit les rapports du C.A.

10.3.5      Tous les membres ont voix délibérante, droit de vote, et élisent les membres du C.A. 

10.3.6      Elle reçoit les états financiers de la fin de l’exercice financier. 

10.3.7      Les membres présents à l’assemblée générale annuelle constituent le quorum. 

 

10.4     L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle régulière

 

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit comprendre entre autres sujets :

§  Le rapport de la présidence du C.A. 

§  Le rapport de la personne désignée pour le développement (s’il y a en un). 

§  Le rapport de la trésorière (états financiers). 

§  L’élection des membres du C.A. 

§  Les modifications aux statuts et règlements (s’il y a lieu). 

§  Et autres dossiers pertinents. 

 

10.5     Mise en nomination

 

Les membres présents à l’assemblée générale annuelle doivent élire séparément :

§  La personne au poste de présidence du C.A. 

§  La personne au poste de la vice-présidence du C.A. 

§  La personne au poste de trésorerie du C.A. 

§  La personne au poste du secrétariat du C.A. 

§  Un maximum de huit (8) personnes au poste de direction du C.A. 

S’il y a des postes vacants suite à l’assemblée générale, l’autorité de combler ces postes est remise au nouveau conseil d’administration.

 

 

10.6     Modalités de l’élection des membres du C.A. 

 

Aux années paires, sont élues : 

            La personne au poste de présidence;

            La personne au poste de trésorerie.

Aux années impaires, sont élues : 

La personne au poste de vice-présidence;

La personne au poste de secrétariat.

À chaque année, sont élues : 

Les personnes au poste de direction du C.A.

 

10.6.1     Tout membre présent à l’assemblée générale annuelle peut proposer la candidature d’un autre membre présent. Un membre absent peut être en nomination, à la condition que cette personne ait fournit un consentement écrit. 

 

11.       L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

 

11.1     Le conseil d’administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire en tout temps et doit convoquer une assemblée générale extraordinaire de L’ACFO-DP sur demande écrite de dix (10) membres tels que décrits à l’article 6 du chapitre I. 

 

11.2     Toute demande en ce sens doit être déposée au bureau de l’ACFO-DP entre quatre (4) à six (6) semaines avant la tenue d’une assemblée générale extraordinaire. 

 

11.3     Toute demande en ce sens doit préciser la nature du sujet à l’ordre du jour ainsi qu’une explication sommaire de la raison. 

 

11.4     Aucun autre sujet ne peut être discuté à cette assemblée générale extraordinaire. 

 

11.5     L’assemblée générale extraordinaire est régie selon les mêmes statuts et règlements, code de déontologie et code Morin qu’une assemblée générale annuelle. 

 

12.       FONCTIONS ET ATTRIBUTIONS DU C.A.

 

12.1          Le conseil se réunit au moins une fois par trimestre et plus souvent s’il le juge nécessaire. La moitié des membres en fonction qui ont droit de vote plus un (1) constitue le quorum lors des réunions du C.A. 

 

12.2          La première réunion se tient dans les quatre (4) semaines suivant l’assemblée générale annuelle afin de faire une session de mise en œuvre de la planification des activités à accomplir durant l’année, selon les propositions exprimées et adoptées lors de l’assemblée générale annuelle. 

 

12.3         Le C.A. forme les comités jugés nécessaires. 

 

12.4     Le C.A. a le devoir entre deux (2) assemblées générales de nommer un membre pour occuper un poste laissé vacant en cours de terme. 

 

12.5     Un poste au C.A. devient vacant après trois (3) absences non motivées ou s’il y a eu  démission ou renvoi. 

 

12.6     Le C.A. se réserve le droit de démettre un membre de ses fonctions si ce dernier contrevient aux statuts et règlements ou au code de déontologie (en annexe) selon la raison jugée valable. Un consensus des membres du C.A. restant doit définir la validité de la raison présentée et en faire parvenir un avis écrit pour en informer le membre démis. La démission prend effet immédiatement. 

 

12.7     Le C.A. exécute le mandat qui lui a été assigné lors de l’AGA. 

 

12.8     Le C.A. se tient au courant du travail de l’Assemblée provinciale et du travail des différents comités de l’ACFO-DP. 

 

12.9     Le C.A. a le pouvoir de : 

 

Choisir l’institution financière avec laquelle l’assemblée transigera;

Désigner, parmi les membres de son C.A. trois (3) personnes ayant l’autorité de signer, au nom du C.A., toute transaction financière;

Effectuer toutes transactions bancaires, au seul crédit de l’assemblée ;

Recevoir de la banque toutes les pièces justificatives et états des comptes et de signer tous les reçus ou accusés réception qui lui reviennent.

 

12.10   Le C.A. est autorisé à emprunter de la banque des sommes d’argent ne dépassant pas dix pour cent (10%) du montant total des actifs de l’année précédente, par voie de prêt, d’avance de fonds, de découvert bancaire ou autre. 

 

12.11   Le C.A. établit les modalités d’achat de biens et services produits par le C.O.F.R.D. 

 

 

ATTRIBUTION DES MEMBRES DU C.A.

 

13.1     La personne qui occupe le poste à la présidence

§   Est le porte-parole officiel du C.A.; 

§   Préside toutes les réunions du C.A.; 

§   Prépare l’ordre du jour de chaque réunion du C.A.; 

§   Est membre d’office de tout comité formé par l’ACFO-DP; 

§   Convoque toutes les réunions régulières ou extraordinaires du C.A.; 

§   Rédige et présente à l’AGA, un rapport portant sur le travail accompli par l’ACFO-DP durant le terme; 

§   Prépare les rapports en collaboration avec l’employé et appose sa signature aux procès-verbaux; 

§   S’assure que les priorités établies par l’AGA sont respectées; 

§   Remplit, avec le C.A., toutes les fonctions qui lui sont assignées par l’AGA. 

  

 

 13.2     La personne qui occupe le poste à la présidence sortante

§    La présidence sortante demeure au service du nouveau C.A. à titre de président/e sortant/e et de consultant pour la première année suivant la fin de son mandat. 

§    Selon le besoin, le CA peut l’inviter à rester impliqué pour des années supplémentaires jusqu’à ce qu’il y ait une nouvelle présidence sortante. 

 

13.3     La Vice-présidence

§    Remplace, en son absence, ou au besoin, la personne à la présidence; 

§    Assume les fonctions de la personne à la présidence advenant sa démission, ou  au besoin, jusqu’à la prochaine assemblée générale ou extraordinaire; 

§    Remplit toutes les fonctions qui lui sont assignées par l’assemblée générale et par le C.A. 

 

13.4     Le Secrétariat

§    La personne qui occupe le poste au secrétariat rédige et signe les procès-verbaux des réunions; 

§    Remplit les fonctions assignées par le C.A.; 

§    Travaille conjointement avec l’employé pour assurer que les documents de l’assemblée soient archivés. 

 

13.5    La Trésorerie 

§    La personne qui occupe le poste à la trésorerie, reçoit de la banque toutes les pièces justificatives et états des comptes et signe tous les reçus ou accusés réception qui lui reviennent et fait rapport au C.A.; 

§    Est membre du comité des finances; 

§    Reçoit les sommes d’argent versées à L’ACFO-DP; 

§    Remet un  rapport financier à chaque réunion au C.A. et présente un rapport à l’assemblée générale annuelle (AGA); 

§    Met à la disposition des membres du C.A. et du comité des finances, les livres de comptes accompagnés des factures ou reçus (pièces justificatives) et en conserve une copie pour les archives; 

§    Remplit les fonctions assignées par le C.A.; 

§    Ne doit signer, en aucun temps, des chèques en blanc ou sans pièces justificatives; 

§    La personne à la trésorerie s’occupe des questions financières. Elle présente au C.A. des prévisions budgétaires annuelles au début de chaque année fiscale; 

§    La personne à ce poste travaille conjointement avec le commis comptable s’il y a lieu. 

 

13.6     Les directeurs

Les personnes qui occupent le poste à la direction au sein du C.A.

§    Participent activement aux assemblées, réunions et comités établis par le C.A.; 

§    Ont le droit de parole et de vote lors des résolutions; 

§    Effectuent les tâches qui leur sont assignées; 

§    Font rapport de leurs activités et les soumettent au C.A. 

 

14.       LES COMITÉS

 

§    Un comité se compose d’au moins un directeur du C.A., de personnes intéressées de la collectivité francophone et membres du C.A.; 

§    Ils effectuent les tâches désignées par le C.A. 

 

 

CHAPITRE III

 

 

15.       PROCÉDURES D’ÉLECTION 

 

15.1     Un comité d’élection est nommé pour recevoir les mises en candidatures. 

 

15.2     Une personne est nommée à la présidence de l’élection. Elle voit à la bonne marche de l’élection selon les règles normalement établies pour des assemblées délibérantes. 

 

15.3     La présidence à l’élection accepte les candidatures de l’assemblée. 

 

15.4     La présidence à l’élection clos les mises en candidatures pour chaque poste. 

 

15.5      La présidence à l’élection vérifie auprès des personnes nommées si elles consentent à la nomination après leur avoir lu les responsabilités pertinentes au poste (voir l’article 13 de ce document). En cas de pluralité, un appel au vote est effectué. 

 

15.6     La présidence à l’élection et les scrutateurs comptent les votes. 

 

15.7     La présidence à l’élection dévoile le nom des élus. 

 

15.8     La présidence à l’élection accepte de l’assemblée une proposition l’autorisant à détruire les bulletins du scrutin. 

 

CHAPITRE IV 

 

16.       STATUTS ET RÈGLEMENTS – AMENDEMENTS

 

16.1     Les membres de l’assemblée générale peuvent proposer et présenter des amendements aux statuts et règlements. Ces amendements doivent refléter la mission et la vision de l’ACFO-DP. 

 

16.2     Tout projet d’amendement aux statuts et règlements est soumis par écrit au bureau de l’ACFO-DP au moins une (1) semaine avant l’assemblée générale. 

 

16.3     L’avis indique la nature de tout amendement. 

 

16.4     Tout amendement aux présents statuts et règlements est soumis à l’assemblée générale et doit être adopté s’il recueille les deux tiers (2/3) des voix des membres présents. 

 

16.5     Tout amendement aux présents statuts et règlements soumis sans préavis à l’assemblée générale est considéré s’il recueille au moins les quatre cinquième (4/5) des voix des membres présents, en ayant soin de mandater le C.A. d’obtenir un avis légal sur ledit amendement si nécessaire. 

  

CHAPITRE V 

17.       CONFLITS D’INTÉRÊTS

 

17.1     Le C.A. de l’ACFO-DP conserve son autonomie sur toute question politique et ne favorise aucun parti politique. 

 

17.2     Lorsqu’un membre du C.A. est en conflit d’intérêt permanent, le C.A. verra à démettre ce dernier des ses fonctions. Le vote aura lieu par scrutin secret et adopté majoritairement. 

 

17.3     Toute personne qui siège au C.A. ne doit pas se servir du nom de l’ACFO-DP pour des avantages personnels et/ou professionnels sans l’autorisation du C.A. 

 

17.4     Le conjoint de fait, époux ou enfant, n’est pas autorisé à être un membre actif du C.A., sauf si l’assemblée générale l’autorise durant les élections et que cet état de fait se limite à deux personnes par famille. 

 

18.              ANTI-RACISME 

 

L’ACFO-DP convient et s’engage à ce que ses activités et ses politiques ne prônent rien qui puissent engendrer ou encourager quelques préjugés, parti pris ou discrimination en ce qui a trait à l’âge, la race, la couleur, l’ascendance, la citoyenneté, la natalité, le lieu d’origine, la croyance, l’existence d’un casier judiciaire, le sexe, l’état familial, l’état matrimonial ou l’infirmité d’un individu ou d’un groupe ou d’une catégorie de personnes et, il est convenu qu’aux fins du présent article les mêmes termes âge, infirmité, état familial, état matrimonial et casier judiciaire auront la même signification que le Code Ontarien des droits de la personne (LRO 1981), ou toute autre loi ou code pouvant lui être substitué.

 

19.       DISSOLUTION

 

19.1           Une résolution de dissolution de l’ACFO-DP requiert quatre-vingt-dix pour cent (90 %) des voix des membres réguliers présents à l’assemblée générale convoquée à cette fin. 

 

19.2           L’avis de convocation pour la tenue d’une telle assemblée doit être affichée sur les lieux de l’ACFO-DP au moins trente (30) jours à l’avance. 

 

19.3           À la dissolution de l’ACFO-DP, les biens qui restent sont distribués aux organismes francophones sans but lucratif et/ou de bienfaisance, après consultation avec Patrimoine Canadien. 

 

19.4           Lors de cette même assemblée, les membres présents déterminent à quel(s) organisme(s) seront remis les biens qui restent.